5. Gestão de pessoas

1. Objetivo do processo

Este processo mantém a lista de quem pode retirar equipamento igual à lista da coordenação: quem entrou no semestre é cadastrado, quem saiu é tirado de circulação, e o dado digitado errado é corrigido.

Quando termina, o tablet reconhece a matrícula de quem chega ao balcão — e não reconhece a de quem não deveria estar lá. Nada nesta tela apaga história: um cadastro que sai de circulação continua no sistema, porque o histórico de empréstimos aponta para ele.

2. Pré-condições

Você está com a sessão aberta no painel. Se não estiver, entre com seu login e senha — ver Conta do administrador.
Para importar: a planilha está em .xlsx (Pasta de Trabalho do Excel) e tem uma coluna de matrícula. As outras quatro colunas são opcionais.
A planilha está conferida antes de sair da coordenação. A importação escreve em cima do que já está no sistema, e não tem desfazer — ver a regra sobre a prévia.
Para corrigir um cadastro à mão, basta a lista. Não é preciso a pessoa estar presente, nem o cadastro estar ativo.

3. Glossário do processo

Os termos que atravessam vários processos moram no glossário geral: matrícula, perfil, cadastro inativo, empréstimo e etiqueta.

Estes são só desta página — são as partes da tela que os passos citam pelo nome:

Termo	O que é
Cadastros	A tabela da aba Pessoas, uma linha por estudante ou professor, com os ativos em cima.
Planilha modelo	O arquivo vazio que o painel gera, com os cabeçalhos que a importação sabe ler. É o ponto de partida da planilha da coordenação.
Prévia	A lista do que a importação vai fazer, mostrada antes de qualquer escrita: cadastrar, atualizar, sem mudança e com erro.
Situação	A coluna que diz se o cadastro está Ativo ou Inativo. Ela decide quem consegue retirar equipamento no tablet.
Linha ignorada	Uma linha da planilha que a prévia reprovou. O resto do arquivo entra normalmente; ela não.

4. Papéis e responsabilidades

Papel	Faz	Não faz
Coordenação	Entrega a planilha com quem está matriculado no semestre. É dela que sai a lista.	Não abre o painel. O contato dela com o sistema é o arquivo.
Secretaria	Baixa o modelo, confere a prévia, confirma a importação, corrige cadastro à mão e decide quem sai de circulação.	Não apaga cadastro — não existe essa ação, e a regra abaixo explica por quê.
Painel (o computador)	Lê a planilha, corrige a grafia sozinho, mostra o que vai mudar antes de mudar, e recusa a linha que não dá para aproveitar.	Não adivinha. Perfil que não é Estudante nem Professor reprova a linha em vez de escolher um.
Estudante ou professor	Nada. Não participa deste processo.	Não vê esta tela. O que ele percebe é indireto: a matrícula passar — ou não — no tablet.

5. Diagrama BPMN

Clique no diagrama para abri-lo em tamanho cheio — na largura da página ele entra com cerca de metade do tamanho, e os rótulos ficam apertados.

Repare que a prévia é uma etapa do processo, e não um detalhe da tela: entre ler o arquivo e gravar existe uma decisão de quem está no balcão. Enquanto ela não for tomada, nada foi escrito.

Baixar a planilha modelo não está no diagrama, de propósito: é preparação que acontece antes de o processo começar, e do lado da coordenação. O procedimento 1 do passo a passo cobre esse pedaço.

Baixar o arquivo .bpmn — a fonte do diagrama, que abre no bpmn.io sem instalar nada.

6. Passo a passo

São quatro procedimentos, cada um com a sua sequência. Todos começam na aba Pessoas, no menu à esquerda.

A tela abre com as contagens no alto, o cartão Importar planilha no meio e a lista de cadastros embaixo.

Repare que a linha inativa continua na lista, mais apagada que as vizinhas e com o botão Ativar no lugar do Inativar. E que uma delas — Larissa Coutinho — está inativa e com um aparelho na mão: é a regra que a seção 7 explica.

Baixar a planilha modelo e preenchê-la

Abra a aba Pessoas.
Clique em Baixar planilha modelo, dentro do cartão Importar planilha.

O arquivo modelo_importacao_pessoas.xlsx cai na pasta de downloads. A página não recarrega, e nada do que estava na tela se perde.

Abra o arquivo no Excel.

Ele vem vazio, com uma linha só: os cinco cabeçalhos que a importação sabe ler.

Coluna	Obrigatória?	O que aceita
`matricula`	Sim	Só números, até 15 dígitos
`nome`	Não	Nome completo
`perfil`	Não	Estudante ou Professor, em qualquer grafia
`cursos`	Não	Um ou vários, separados por vírgula
`status`	Não	`ATIVO` ou `INATIVO`

Formate a coluna matricula como Texto, antes de digitar qualquer coisa.

Este passo não é enfeite. Em formato Geral, o Excel guarda 0012345 como o número 12345 — e o zero à esquerda some dentro do arquivo, onde nada aqui o recupera. Ver a regra sobre o zero à esquerda.
Preencha uma linha por pessoa.

Não se preocupe com maiúscula, acento ou abreviação de curso: o sistema corrige a grafia sozinho ao gravar. Ver a tabela de antes e depois.
Salve como Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx).

A importação recusa .xls e .csv, e recusa também um arquivo com a extensão .xlsx e outro conteúdo por dentro.

Importar a planilha

Abra a aba Pessoas.
Clique na área pontilhada e escolha o arquivo.

Também dá para arrastar o .xlsx até ali. O nome e o tamanho aparecem dentro da área depois de escolhido.
Clique em Analisar planilha.

Nada é gravado neste passo. O painel lê o arquivo, compara com o que já está no sistema e monta a lista do que aconteceria.

Leia os quatro contadores.

Cartão	O que ele conta
Cadastrar	Matrículas que ainda não existem e vão nascer.
Atualizar	Cadastros que existem e vão mudar em pelo menos um campo.
Sem mudança	Cadastros que já estão exatamente assim. Não entram na lista de baixo.
Com erro	Linhas que serão ignoradas. O resto do arquivo entra normalmente.

Confira a linha Colunas lidas.

Ela diz quais das cinco colunas o painel encontrou no arquivo. Coluna que não está lá é campo que o sistema preserva como está — a importação não apaga o que a planilha não menciona.
Leia o bloco vermelho, se houver.

Cada linha reprovada traz o número da linha como o Excel a numera, a matrícula e o motivo. É essa lista que você usa para corrigir o arquivo.
Alguma linha foi reprovada?
- Se SIM → decida agora: corrigir o arquivo e voltar ao passo 2, ou seguir sem elas. Confirmar grava o resto e ignora as reprovadas; reimportar depois não duplica o que já entrou.
- Se NÃO → siga para o passo 8.
Leia a lista O que vai mudar, campo a campo.

Cada linha mostra o valor antigo riscado e o novo ao lado. É a última chance de perceber que o arquivo é o do semestre errado.
Clique em Confirmar importação.
Confira o aviso verde.

Ele conta o que de fato foi gravado — "Importação concluída: 1 cadastro criado e 2 atualizados." A lista de cadastros abaixo já está atualizada.

Editar um cadastro, inclusive a matrícula

Ache a pessoa na lista.

A busca aceita nome, matrícula ou curso, e ignora acento: "computa" encontra quem está em Ciência da Computação e em Engenharia da Computação. Os dois seletores ao lado filtram por perfil e por situação.
Confira que a linha é a certa.

Embaixo do nome vêm a matrícula e os cursos. Se a pessoa estiver com algum aparelho, uma terceira linha diz quais.
Clique em Editar, na linha daquela pessoa.
Corrija o que estiver errado.

Os cinco campos são obrigatórios aqui — ao contrário da planilha, quem abriu o diálogo está com o cadastro inteiro na frente, e um campo apagado é apagamento de propósito.
Para trocar a matrícula, digite o número novo no campo Matrícula.

Ele já vem com o valor atual selecionado: dá para digitar por cima. O campo só aceita números e para em 15 dígitos, que é o que o teclado do tablet consegue digitar.
Clique em Salvar.
Confira o aviso.

A segunda frase é o ponto: o histórico acompanha a troca. Todo empréstimo daquela pessoa — aberto ou concluído — passa a apontar para o número novo. Nada fica para trás.

Inativar e reativar um cadastro

Ache a pessoa na lista.
Clique em Inativar, na linha dela.
A pessoa está com algum equipamento?
- Se NÃO → o cadastro é inativado na hora, sem diálogo nenhum. Siga para o passo 6.
- Se SIM → um aviso aparece dizendo o que ela está levando. Siga para o passo 4.
Leia o aviso antes de confirmar.

Ele nomeia as etiquetas — "NOTE-01, TAB-01" — e a contagem é lida do servidor no momento do clique, não do momento em que a tela abriu.
Clique em Inativar, no diálogo.

Inativar aqui é permitido de propósito, e a explicação está na seção 7. O empréstimo continua aberto e continua aparecendo em Empréstimos Ativos.
Confira a linha na lista.

Ela continua ali, mais apagada, com o selo Inativo e o botão Ativar no lugar do Inativar. O aviso no alto confirma — "Henrique Vasques foi inativado e não consegue mais retirar equipamento."
Para trazer a pessoa de volta, clique em Ativar na mesma linha.

Um clique, sem diálogo: reativar não é gesto perigoso. O aviso diz "Henrique Vasques está ativo e já pode retirar equipamento.", e a matrícula volta a funcionar no tablet na mesma hora.

7. Regras que não são óbvias

Por que a importação mostra uma prévia antes de gravar?

Porque a importação não tem desfazer, e ela escreve em muitos cadastros de uma vez.

Um arquivo errado — o do semestre passado, o de outro curso, o que alguém editou pela metade — sobrescreveria centenas de linhas em um clique. Um relatório depois do fato só contaria o estrago.

A prévia é o único momento em que o estrago ainda não aconteceu. Ela mostra, campo a campo, o valor que sai e o valor que entra. Se a lista não for a que você esperava, Trocar arquivo custa um clique; a alternativa custa uma tarde refazendo cadastro.

A gravação também é tudo-ou-nada: se algo falhar no meio, nada é escrito. Não existe importação aplicada pela metade.

Por que o sistema mudou o que eu digitei na planilha?

Porque a planilha é digitada por gente, e gente escreve a mesma coisa de muitas formas. Sem uma passagem de limpeza, "ANA MARIA DE SOUZA" e "ana maria de souza" viram dois jeitos de escrever a mesma pessoa, e a busca do painel encontra um e perde o outro.

A limpeza acontece na gravação, e você não precisa formatar nada à mão:

O que você digita na planilha	O que o sistema grava
`JOÃO PEDRO DE ALMEIDA`	João Pedro de Almeida
`isabela moraes`	Isabela Moraes
`MARIANA COSTA-DE-LIMA`	Mariana Costa de Lima
`PROF. MARINA BASTOS`	Prof. Marina Bastos
`ALUNO`, `Alunos`, `aluna`, `discente`	Estudante
`Professora`, `PROF.`, `docente`	Professor
`SI`	Sistemas de Informação
`cc`	Ciência da Computação
`ec, si`	Sistemas de Informação, Engenharia da Computação
`ec, cc`	Ciência da Computação, Engenharia da Computação
`Administração, si`	Sistemas de Informação, Administração
`ativo`, `Ativo`	ATIVO

Três detalhes que a tabela mostra e vale nomear:

A partícula fica minúscula. "de", "da", "dos" no meio do nome não recebem maiúscula — é como o cartório escreve e como você lê o nome na fila de devoluções.
O ponto de "Prof." sobrevive. É o que faz o tablet cumprimentar "Prof. Marina" em vez de cumprimentar um título.
Os cursos saem sempre na mesma ordem: Sistemas de Informação, Ciência da Computação, Engenharia da Computação, e depois o resto em ordem alfabética. Por isso ec, cc e cc, ec gravam a mesma coisa — e por isso a busca não depende de como a coordenação digitou.

Curso que o sistema não conhece é mantido, não descartado. "Direito" e "Administração" entram como foram escritos e vão para o fim da lista. Só a ordem é decidida pelo sistema; o conteúdo é seu.

Reenviei a mesma planilha e a prévia diz que quase nada muda. Está funcionando?

Está — e é justamente por causa da limpeza acima.

O cartão Sem mudança conta os cadastros que já estão exatamente como a planilha os descreve. Como o sistema grava sempre na forma canônica, uma linha escrita JOÃO PEDRO DE ALMEIDA com perfil ALUNO e cursos ec, si bate com "João Pedro de Almeida / Estudante / Sistemas de Informação, Engenharia da Computação" que já está lá — quatro diferenças de grafia, zero diferenças de conteúdo.

Isso é o que permite reenviar a planilha inteira todo semestre sem esforço: das 180 linhas, aparecem na lista só as que realmente mudam. Uma prévia que dissesse "180 atualizações" seria uma prévia que ninguém leria.

O número do cartão é a prova de que o arquivo foi lido. Se ele estiver zerado junto com os outros três, aí sim o arquivo não é o que você pensa.

Inativei alguém que está com um equipamento. Isso é um problema?

Não. É o caso comum, e o sistema foi feito para ele.

Inativa-se justamente quem saiu — trancou a matrícula, se formou, mudou de curso —, e essa pessoa quase sempre está com um aparelho na mochila. Por isso a inativação é assimétrica:

O que a inativação faz	O que ela não faz
Bloqueia a retirada no tablet, na hora	Não bloqueia a devolução
Tira a pessoa da lista de quem pode levar	Não encerra os empréstimos que estão abertos
Marca a linha como Inativo	Não apaga o cadastro nem o histórico

Travar os dois lados seria o pior desenho possível: a inativação viraria a garantia de que aquele aparelho nunca volta. Quem devolve não está pedindo nada ao sistema — está entregando algo que a secretaria quer de volta.

Na prática, a matrícula inativa entra no tablet normalmente. No lugar da grade de categorias aparece a explicação, e o botão de devolver continua ao lado de cada item — ver Devolução de equipamento e Retirada de equipamento.

O empréstimo aberto continua onde estava: na aba Empréstimos Ativos, que é onde a cobrança acontece.

Por que o equipamento trava quando tem empréstimo aberto e a pessoa não?

Porque as duas coisas respondem a perguntas diferentes, e esta é a confusão mais provável do painel inteiro — a mesma palavra, Inativar, com resultados opostos em duas telas.

	Pessoa (esta página)	Equipamento (Gestão de inventário)
Com um empréstimo aberto	Inativar é permitido, com um aviso	A situação trava: não dá para inativar
Por quê	Quem sai da instituição costuma estar com um aparelho na mochila	O aparelho está fora do armário; o registro tem que dizer a verdade
Efeito da inativação	Assimétrico: bloqueia retirar, libera devolver	Some do tablet nas duas pontas
Como volta	Botão Ativar, um clique	Botão Reativar, um clique

A regra por trás das duas é a mesma: o registro tem que dizer a verdade sobre onde o aparelho está. No equipamento, isso significa travar — mudar a situação à mão de um item que está com alguém faria o tablet oferecê-lo a outra pessoa. Na pessoa, significa liberar a devolução — é o único caminho para o aparelho voltar.

O detalhe do outro lado está em por que não consigo mexer em um item que está emprestado.

Por que não existe um botão de excluir cadastro?

Porque o histórico de empréstimos aponta para a pessoa, e apagá-la levaria o histórico junto: quem levou aquele notebook no semestre passado deixaria de existir, sem aviso e sem volta.

O banco de dados recusa a exclusão de qualquer forma — é uma trava de estrutura, não uma escolha da tela. Por isso a ação que tira alguém de circulação chama Inativar, e o ícone dela é um círculo cortado, não uma lixeira: lixeira promete que o registro some, e ele não some.

A frase está no rodapé da própria tela:

O cadastro nunca é apagado: o histórico de empréstimos aponta para ele.

É a mesma regra do equipamento, e pelo mesmo motivo — ver por que não existe um botão de excluir equipamento.

Confirmei uma importação errada. Como desfaço?

Não há como desfazer, e é por isso que a prévia existe. O que dá para fazer é corrigir por cima, e o caminho depende do estrago:

Se o arquivo errado tinha as matrículas certas (o do semestre passado, por exemplo) → importe o arquivo certo. Cada campo que ele trouxer sobrescreve o que a importação errada gravou.
Se ele criou cadastros que não deviam existir → não dá para apagá-los. Use Inativar em cada um: eles saem do tablet e ficam na lista em cinza.
Se ele mexeu em campos que o arquivo certo não menciona → esses campos ficam como estão. Importar de novo não os devolve, porque a importação só escreve nas colunas que o arquivo traz. Corrija esses casos à mão, pelo Editar da linha.

O terceiro é o mais traiçoeiro, e é o argumento para ler a prévia inteira: a lista O que vai mudar é a única vez em que o valor antigo aparece na tela.

A matrícula perdeu os zeros da frente. O que aconteceu?

O Excel os apagou antes de o arquivo chegar aqui.

Numa coluna em formato Geral, 0012345 é lido como o número 12345, e é o número que fica gravado dentro do .xlsx. Quando a importação abre o arquivo, os zeros já não estão lá — não há como recuperá-los deste lado.

O efeito é silencioso e caro: a matrícula 0012345 chega como 12345, o cadastro certo não é encontrado, e a linha vira ou um cadastro novo errado ou uma linha reprovada. Foi para pegar esse caso que a prévia mostra a matrícula de cada linha.

A prevenção é o passo 4 do procedimento 1: formate a coluna como Texto antes de digitar. Se a planilha já veio assim da coordenação, o conserto é lá, no arquivo — não aqui.

No sistema, a matrícula é texto, e os zeros à esquerda contam. 0012345 e 12345 são duas pessoas diferentes.

Por que a matrícula só aceita números, até 15 dígitos?

Porque quem digita a matrícula não é você: é o estudante, de pé, no teclado do tablet — e aquele teclado tem dez teclas.

Uma matrícula com letra ou hífen criaria um cadastro que existe no painel, aparece nas listas, e que ninguém consegue digitar no portal: uma pessoa que nunca mais retira nem devolve nada. O erro só apareceria com ela parada na frente do tablet.

Por isso a regra é a do lado mais restrito, nos dois caminhos: o campo do diálogo para em 15 dígitos, e a importação reprova a linha que traz outra coisa. Se um dia a coordenação passar a usar prefixo de letra, quem muda primeiro é o teclado do tablet.

Trocar a matrícula não quebra o histórico?

Não. O banco de dados propaga a troca para todos os empréstimos da pessoa — abertos e concluídos — na mesma operação em que grava a matrícula nova.

Isso foi medido: um empréstimo aberto que apontava para 0056789 passou a apontar para 0056790 junto com a edição, e não sobrou nenhum registro apontando para o número antigo.

É por isso que o aviso diz as duas coisas — "A matrícula 0056789 agora é 0056790. O histórico de empréstimos foi junto." A segunda frase existe porque trocar um número que o sistema inteiro usa como chave parece perigoso para quem está clicando.

O que a troca não faz é criar uma pessoa nova. É o mesmo cadastro, com outro número.

8. Erros comuns e o que fazer

Na importação, o erro aparece dentro do cartão Importar planilha, no lugar onde a prévia apareceria. Nas ações de linha, ele aparece dentro da própria linha, logo abaixo dos botões — e isso é o sinal de que nada mudou.

Ao enviar o arquivo

Mensagem na tela	Causa	O que fazer
"Nenhum arquivo foi enviado."	O formulário foi enviado sem arquivo escolhido.	Clique na área pontilhada e escolha a planilha.
"lista.csv não é uma planilha .xlsx."	O arquivo está em `.xls`, `.csv` ou outro formato.	Abra no Excel e use Salvar como → Pasta de Trabalho do Excel (.xlsx).
"lista.xlsx não é uma planilha do Excel por dentro."	A extensão é `.xlsx` mas o conteúdo é outra coisa — tipicamente um CSV renomeado à mão.	Mesmo caminho: abra no Excel e salve de verdade como `.xlsx`. Trocar o nome do arquivo não converte o conteúdo.
"Não foi possível ler lista.xlsx."	O arquivo está corrompido ou protegido por senha.	Abra no Excel, remova a senha e salve de novo.
"O arquivo é grande demais."	Passou de 3 MB.	Divida a planilha em partes. Uma lista de pessoas raramente chega perto disso — desconfie de imagem colada na planilha.
"A planilha não tem a coluna matricula."	Nenhuma linha do arquivo tem um cabeçalho de matrícula reconhecível.	Confira a grafia do cabeçalho. Valem `matricula`, `matrícula`, `ra` e `registro`. O detalhe da mensagem lista o que foi lido.
"lista.xlsx não tem nenhuma linha preenchida."	A aba está vazia.	Confira se salvou o arquivo certo, e se os dados estão na primeira aba.
"A planilha tem 6000 linhas."	Passou do teto de 5000 linhas por importação.	Divida o arquivo em partes.

Nas linhas reprovadas da prévia

Estas não impedem a importação: o resto do arquivo entra normalmente.

Mensagem na tela	Causa	O que fazer
"Matrícula "SIS-0012" não é válida — use somente números, até 15 dígitos (é o que o teclado do tablet aceita)."	A célula tem letra, hífen ou mais de 15 dígitos.	Corrija na planilha. Ver a regra sobre o formato.
"Perfil "Servidor" não é válido — use Estudante ou Professor."	O perfil não é nenhuma das duas coisas que o sistema conhece.	Só existem dois perfis. Se a pessoa precisa retirar equipamento, escolha um dos dois.
"Status "desligado" não é válido — use ATIVO ou INATIVO."	A coluna `status` traz outra palavra.	Use `ATIVO` ou `INATIVO`. Maiúscula e minúscula não importam.
"Cadastro novo exige nome, perfil, cursos — a matrícula 45678 ainda não existe no sistema."	A linha é de alguém que não está cadastrado, e não traz os três campos obrigatórios.	Preencha nome, perfil e cursos. Se você esperava que essa matrícula existisse, o mais provável é que ela tenha perdido os zeros à esquerda — ver a regra.
"Linha sem matrícula — a importação não tem como saber de quem é."	A linha tem dados, mas a célula de matrícula está vazia.	Preencha a matrícula, ou apague a linha inteira.
"Matrícula repetida na planilha (já aparece na linha 12)."	A mesma matrícula aparece duas vezes no arquivo.	Deixe uma linha só. Duas linhas para a mesma pessoa não têm ordem definida.
"Nome "12345" não tem nenhuma letra aproveitável."	A célula de nome tem só números ou símbolos.	Escreva o nome. A célula trouxe algo, e esse algo não é um nome.
"Cursos ";;;" não tem nenhum curso aproveitável."	A célula de cursos tem só pontuação.	Escreva o curso, ou deixe a célula vazia — vazia, o sistema preserva o que já está cadastrado.

Nas ações da lista

Mensagem na tela	Causa	O que fazer
"Sessão encerrada."	A sessão caiu com a tela aberta — o servidor reiniciou, ou a senha desta conta foi trocada.	Atualize a página e entre de novo. Nada foi alterado.
"Matrícula inválida."	O campo tem letra, ponto ou espaço.	Use somente números. Os zeros à esquerda são significativos e devem ser digitados.
"A matrícula 0012345 já é de outro cadastro."	O número novo já pertence a outra pessoa.	Cada matrícula é única. Confira o número antes de salvar — pode ser que o cadastro certo já exista.
"A matrícula 0099999 não existe."	O cadastro foi alterado em outro computador entre a abertura da tela e o clique.	Atualize a página. A lista pode estar desatualizada.
"O cadastro de Ana Souza já está inativo."	A situação mudou em outra aba.	Nenhuma ação. A lista já foi atualizada.
"Informe o nome completo."	O campo foi enviado vazio, ou com mais de 120 caracteres.	É o nome que a secretaria vê na fila de devoluções — escreva o completo.
"Perfil inválido."	Chegou um perfil que não é Estudante nem Professor.	Use o seletor. Só existem os dois.
"Informe pelo menos um curso."	O campo foi enviado vazio, ou com mais de 200 caracteres.	Separe vários por vírgula. Ex.: Sistemas de Informação, Direito.
"Não foi possível concluir a operação."	O painel não conseguiu falar com o banco de dados.	Tente de novo. Se continuar, avise quem cuida do servidor.