4. Gestão de inventário

1. Objetivo do processo

Este processo mantém a lista de equipamentos igual ao armário: o que chegou entra, o que quebrou sai de circulação, o que chegou ao fim da vida útil é aposentado, e o adesivo que descolou é corrigido.

Quando termina, o portal do tablet oferece exatamente o que existe e está em condição de sair. Tudo o que a secretaria faz aqui muda o que a próxima pessoa vê na grade de categorias.

2. Pré-condições

• Você está com a sessão aberta no painel. Se não estiver, entre com seu login e senha — ver Conta do administrador.
• O aparelho está na sua frente, para cadastrar, para trocar o adesivo ou para separar para conserto. Esta tela registra decisões sobre coisas físicas.
• Existe pelo menos uma categoria cadastrada. Sem categoria não há como cadastrar equipamento — o formulário avisa e fica desabilitado.
• Para trocar a etiqueta ou mudar a situação, o item não pode estar em um empréstimo aberto. Ver a regra sobre a situação travada.

3. Glossário do processo

Os termos que atravessam vários processos moram no glossário geral: etiqueta, categoria, manutenção, aposentadoria e empréstimo.

Estes são só desta página — são as partes da tela que os passos citam pelo nome:

Termo	O que é
Inventário	A aba do painel com todo o equipamento cadastrado, uma linha por aparelho, agrupado por categoria.
Situação	A coluna que diz onde o aparelho está na vida dele: Disponível, Emprestado, Manutenção ou Inativo.
Categorias	A aba vizinha, onde as prateleiras do inventário são criadas e apagadas. O tablet organiza a grade por ela.
Equipamentos vinculados	A contagem que aparece na tela de Categorias no lugar do botão de excluir, quando a categoria tem algum aparelho.

4. Papéis e responsabilidades

Papel	Faz	Não faz
Secretaria	Cadastra o aparelho que chegou, corrige a etiqueta, separa para conserto, aposenta o que não serve mais, e cria as categorias.	Não apaga equipamento — não existe essa ação, e a regra abaixo explica por quê.
Painel (o computador)	Guarda a situação de cada item, recusa as mudanças que quebrariam o histórico, e esconde do tablet o que saiu de circulação.	Não decide nada sozinho. Ele não sabe se o aparelho quebrou — quem olha o aparelho é você.
Estudante ou professor	Nada. Não participa deste processo.	Não vê esta tela. O que ele percebe é indireto: um aparelho que some da grade de categorias no tablet.

5. Diagrama BPMN

Clique no diagrama para abri-lo em tamanho cheio — na largura da página ele entra a pouco mais da metade do tamanho, e os rótulos ficam apertados.

O diagrama tem três caminhos saindo da mesma pergunta, e é assim que a tela funciona: uma lista só, com o formulário de cadastro em cima e as ações na linha de cada aparelho.

A gestão de categorias não está no diagrama, de propósito. Ela é outra tela (Categorias, no menu) e não é um dos cinco processos do sistema — o que o diagrama mostra é o cadastro escolhendo uma categoria que já existe. O procedimento 5 do passo a passo cobre a criação e a exclusão.

Baixar o arquivo .bpmn — a fonte do diagrama, que abre no bpmn.io sem instalar nada.

6. Passo a passo

São cinco procedimentos, cada um com a sua sequência. Todos começam na aba Inventário, no menu à esquerda — menos o último, que é na aba Categorias.

A tela abre com a contagem por situação no alto e a lista abaixo, agrupada por categoria. É nela que você confere, de relance, se sobra aparelho para hoje.

Repare que cada situação oferece botões diferentes. Não é acaso: a linha só mostra o que pode ser feito com aquele aparelho agora, e a linha de um item emprestado não tem botão nenhum.

Cadastrar um equipamento novo

1. Cole o adesivo no aparelho, se ele ainda não tiver um.

2. Abra a aba Inventário.

   

3. Digite no campo Etiqueta exatamente o que está escrito no adesivo.

   Pode digitar em minúscula: o sistema grava em maiúscula de qualquer jeito. O que ele não aceita é espaço e acento — ver a regra sobre o formato da etiqueta.

4. Escolha a categoria do aparelho no campo Categoria.

   A lista vem da aba Categorias. Se a categoria certa não estiver ali, o link Gerenciar, ao lado do rótulo, leva direto ao procedimento 5.

5. Clique em Cadastrar.

6. Confira o aviso verde embaixo do formulário.

   

   Ele diz a etiqueta, a categoria e a situação em que o item nasceu — "NOTE-11 cadastrado em Notebook e disponível para retirada." A partir daí o aparelho já é oferecido no tablet.

7. Para cadastrar o próximo aparelho, repita a partir do passo 3.

   O formulário se limpa inteiro depois de cada cadastro, inclusive a categoria — então ela precisa ser escolhida de novo a cada item. É de propósito: cadastrar dez notebooks e um tablet sem perceber que o campo ficou em "Notebook" seria pior. O cursor já volta sozinho para a etiqueta.

Enviar para manutenção e trazer de volta

1. Ache o aparelho na lista.

   Use a busca por etiqueta ou categoria se a lista for longa — ela aceita "extensao" sem acento.

2. Confira que a situação dele é Disponível.

   

3. Clique em Manutenção, na linha daquele aparelho.

4. Confira o aviso no alto da tela.

   

   Ele diz o que aconteceu com o aparelho — "NOTE-05 foi para manutenção e saiu da lista do tablet." O selo da linha vira âmbar e o botão Editar some.

5. Separe o aparelho para conserto.

   Enquanto ele estiver assim, ninguém consegue retirá-lo no tablet, e ele também não entra na contagem de disponíveis da categoria.

6. Quando o conserto terminar, clique em Disponível na mesma linha.

7. Confira o aviso: "NOTE-05 está disponível para retirada."

   O aparelho volta para a prateleira e para a grade do tablet na mesma hora.

Aposentar um item e reativar

1. Ache o aparelho na lista.

2. Clique em Inativar.

   O botão está nas linhas Disponível e Manutenção — um aparelho pode ser aposentado direto do conserto, quando o orçamento não compensa.

3. Leia o aviso do diálogo antes de confirmar.

   

   Ele confirma a etiqueta — "este equipamento" no meio de uma tabela de vinte linhas não diz qual — e lembra que o item continua na lista e pode ser reativado depois.

4. Clique em Inativar, no diálogo.

5. Confira o aviso: "NOTE-06 foi inativado e não será mais oferecido para empréstimo."

   

   A linha continua na lista, mais apagada que as vizinhas, com o selo Inativo e um único botão.

6. Para trazer o aparelho de volta, clique em Reativar.

   Ele volta como Disponível, e o aviso diz isso com outras palavras — "NOTE-06 voltou ao inventário e está disponível para retirada." Não existe diálogo aqui: reativar não é gesto perigoso.

7. Se o que você quer é mandá-lo para conserto, clique em Manutenção depois.

   São dois cliques, e não um. Ver a regra sobre o item aposentado.

Trocar a etiqueta de um aparelho

1. Confira que a situação do aparelho é Disponível.

   A etiqueta só muda com o aparelho na bancada. Enquanto ele estiver com alguém, o código na tela precisa continuar batendo com o que a pessoa vai devolver.

2. Clique em Editar, na linha daquele aparelho.

   

3. Digite o código do adesivo novo no campo Nova etiqueta.

   O campo já vem com a etiqueta atual selecionada: pode digitar por cima. O diálogo diz o que vai acontecer com o histórico — "Todos os empréstimos dele, abertos e concluídos, acompanham a troca."

4. Clique em Salvar.

5. Confira o aviso: "NOTE-07 agora é NOTE-77. O histórico de empréstimos foi junto."

   A segunda frase é o ponto: o aparelho é o mesmo, e todo empréstimo dele — aberto ou concluído — passa a apontar para o código novo. Nada fica para trás.

Criar e apagar uma categoria

1. Abra a aba Categorias, no menu.

2. Digite o nome no campo Nome, no singular.

   "Projetor", e não "Projetores". O plural que o tablet mostra é calculado pelo sistema, e a própria tela mostra qual vai ser.

3. Clique em Cadastrar.

4. Confira a linha nova na tabela.

   

   Embaixo do nome ela mostra o plural — "No tablet: Projetores". Se estiver errado, o conserto é o nome no singular, e a hora de perceber é agora.

5. Volte à aba Inventário.

   Enquanto a categoria não tiver nenhum aparelho, a linha dela avisa: "Não aparece no tablet enquanto estiver vazia". Ela só entra na grade do portal com o primeiro equipamento.

6. Cadastre o primeiro aparelho nela, pelo procedimento 1.

7. A categoria tem algum equipamento vinculado?

   • Se NÃO → a linha tem o botão Excluir. Siga para o passo 8.
   • Se SIM → no lugar do botão a linha mostra a contagem, como "11 equipamentos vinculados". Não há como excluí-la — ver a regra sobre a categoria em uso.

8. Clique em Excluir.

   

   O diálogo confirma que nada se perde: "Ela está vazia, então nenhum equipamento é afetado."

9. Clique em Excluir, no diálogo.

   O aviso confirma — "Categoria Projetor excluída." — e a linha some. Esta é a única exclusão de verdade do painel inteiro.

7. Regras que não são óbvias

Por que não existe um botão de excluir equipamento?

Porque o histórico de empréstimos aponta para o aparelho, e apagá-lo levaria o histórico junto. O registro de quem levou aquele notebook no semestre passado deixaria de existir — sem aviso, e sem volta.

Por isso a ação que tira um aparelho de circulação chama Inativar, e o ícone dela é um círculo cortado, não uma lixeira. Lixeira promete que o registro some, e ele não some: o item continua na lista do inventário, em cinza, com o botão de reativar.

A frase está no rodapé da própria tela:

Inativo é a aposentadoria: some do tablet para sempre, mas continua aqui para o histórico de empréstimos não ficar apontando para o vazio.

Manutenção ou aposentadoria: qual eu uso?

Manutenção é enquanto o aparelho vai voltar. Aposentadoria é quando ele não vai.

Essa é a frase inteira. O resto é consequência dela:

	Manutenção	Aposentadoria (Inativar)
Para quê	Conserto, bateria, tela trocada	Fim da vida útil, roubo, perda
Quanto tempo	Dias ou semanas	Para sempre
Como volta	Botão Disponível, um clique	Botão Reativar, um clique
Peso da linha	Selo âmbar, linha normal	Selo cinza, linha apagada
Conta no resumo	Cartão Manutenção	Cartão Inativo, que só aparece se houver algum

As duas escondem o aparelho do tablet do mesmo jeito, e é por isso que dá para confundir. A diferença não é o efeito de hoje: é a resposta à pergunta "este aparelho volta para a prateleira?".

Errar não é grave — as duas têm volta de um clique. Errar de forma sistemática é: um inventário em que tudo o que quebra é aposentado perde a conta de quantos aparelhos estão só esperando conserto.

Por que não consigo mexer em um item que está emprestado?

Porque ele não está no armário. A linha de um aparelho com empréstimo aberto não tem botão nenhum — no lugar deles aparece o nome de quem está com ele e a frase Situação travada até a devolução.

Mudar a situação à mão deixaria um empréstimo aberto apontando para um aparelho "disponível": o tablet ofereceria a outra pessoa um notebook que está na mochila de alguém.

A trava vale também para quem já declarou a devolução e ainda não foi conferido. Aí a legenda muda e diz o caminho: confirme o recebimento na Fila de Devoluções primeiro. Depois disso a linha destrava sozinha.

Aqui o equipamento se comporta ao contrário da pessoa, e é a confusão mais provável do painel inteiro, porque a mesma palavra — inativar — produz resultados diferentes nas duas telas:

	Equipamento (esta página)	Pessoa (Gestão de pessoas)
Com um empréstimo aberto	A situação trava: não dá para inativar	Inativar é permitido, com um aviso
Por quê	O aparelho está fora do armário; o registro tem que dizer a verdade	Quem sai da instituição costuma estar com um aparelho na mochila
Efeito da inativação	Some do tablet, nas duas pontas	Assimétrico: bloqueia retirar, libera devolver

A assimetria da pessoa existe justamente para o aparelho voltar. Travar os dois lados faria a inativação garantir que ele nunca voltasse.

Por que a categoria pode ser apagada de verdade e o equipamento não?

Porque nenhum empréstimo aponta para a categoria. Ela é só o nome da prateleira: o histórico registra o aparelho, e o aparelho é que pertence a uma categoria.

Apagar a prateleira vazia não perde informação nenhuma. Apagar o aparelho perderia.

Por isso esta é a única exclusão de verdade do painel — e ela só é oferecida quando a categoria não tem nenhum equipamento vinculado.

A mensagem manda inativar os equipamentos. Isso libera a exclusão?

Não. Inativar tira o aparelho de circulação, mas ele continua vinculado à categoria — e é o vínculo que trava a exclusão, não a situação.

Isso foi medido: com o único aparelho de uma categoria marcado como Inativo, a exclusão continua sendo recusada com a mesma mensagem, e o banco de dados recusa igual.

Na prática, categoria com equipamento não é excluída pelo painel. Não existe tela que mova um aparelho de uma categoria para outra, e equipamento nunca é apagado — então uma categoria só volta a ficar vazia se ela nunca tiver sido usada.

O que resolve, quando a categoria foi criada por engano:

1. Se ela ainda estiver vazia, apague agora. É o único momento em que dá.
2. Se já tiver aparelho, deixe-a onde está. Uma categoria a mais no tablet incomoda menos que um histórico furado — e ela some da grade sozinha se você aposentar os aparelhos dela, porque item inativo não conta.

A frase que a tela escreve na recusa está registrada na tabela de erros, com esta ressalva ao lado.

Cadastrei uma etiqueta errada. Como desfaço?

Depende do que saiu errado, e nenhum dos dois casos apaga a linha:

• O código está errado e o aparelho existe → use o Editar da linha e troque a etiqueta. O histórico acompanha, e o aparelho continua o mesmo.
• O aparelho não existe (foi cadastrado duas vezes, ou nunca chegou) → Inativar. Ele sai do tablet e da contagem de disponíveis, e fica na lista em cinza.

Não há um terceiro caminho. Um equipamento cadastrado por engano vira uma linha aposentada no inventário, e é o preço de o histórico nunca ficar apontando para o vazio.

Apaguei uma categoria e criei de novo. Por que ela mudou de lugar?

Porque a ordem das categorias é a ordem em que elas foram criadas, e não a ordem alfabética. Uma categoria recriada é nova para o sistema, então ela vai para o fim da fila — no tablet e no inventário.

Medido: uma categoria excluída e recriada com o mesmo nome voltou depois de todas as outras.

Isso não quebra nada, mas muda a grade que a pessoa vê no tablet. Se a ordem importa, o jeito de manter é não apagar.

Por que o item aposentado não tem botão de Manutenção?

Porque são duas decisões diferentes, e juntá-las em um clique esconde uma delas. Um aparelho aposentado volta primeiro para a prateleira — Reativar —, e só então alguém decide que ele precisa de conserto.

O caminho contrário existe e é direto: dá para aposentar um aparelho que está em Manutenção, sem passar por Disponível. É o caso comum de quando o orçamento do conserto chega e não compensa.

Por que a etiqueta não aceita espaço nem acento?

Porque ela é lida de um adesivo e digitada de novo mais tarde, por outra pessoa. "NOTE 11" e "NOTE-11" seriam dois equipamentos diferentes no mesmo armário, e "EXTENSÃO" digitado sem o til seria um terceiro.

O formato aceito é letra, número, ponto, hífen e sublinhado, e a própria recusa diz isso. Minúscula pode: o sistema grava em maiúscula.

8. Erros comuns e o que fazer

Quando uma ação é recusada, a mensagem aparece dentro da linha, logo abaixo dos botões, e a lista é relida na hora. Isso é o sinal de que nada mudou: a situação do aparelho continua a que estava.

Na tela de Categorias há um detalhe a mais: quando a exclusão é recusada, o diálogo continua aberto, ainda dizendo que a categoria está vazia — ele é do render anterior. Feche no Cancelar; o motivo está na linha, atrás dele.

Mensagem na tela	Causa	O que fazer
"Sessão encerrada."	A sessão caiu com a tela aberta — o servidor reiniciou, ou a senha desta conta foi trocada.	Atualize a página e entre de novo. Nada foi alterado.
"Etiqueta inválida."	A etiqueta tem espaço, acento ou algum caractere fora do formato.	Use letra, número, ponto, hífen ou sublinhado. Minúscula pode.
"A etiqueta NOTE-05 já existe."	Já há um aparelho com esse adesivo no inventário.	Confira a lista. Dois adesivos iguais no mesmo armário é o problema que essa recusa evita.
"Escolha a categoria do equipamento."	O formulário foi enviado com a categoria em branco.	Escolha a categoria. Ela se limpa depois de cada cadastro, de propósito.
"Essa categoria não existe mais."	A categoria escolhida foi excluída em outro computador entre a abertura da tela e o envio.	Atualize a página e escolha de novo.
"Nenhuma categoria cadastrada."	O inventário está começando do zero e ainda não há prateleira nenhuma.	Crie a primeira em Categorias, no menu. O formulário de cadastro fica desabilitado até lá.
"NOTE-01 está em um empréstimo aberto."	O aparelho está com alguém, ou já foi declarado devolvido e ainda não foi conferido.	Se estiver com alguém, espere a devolução. Se estiver esperando conferência, confirme o recebimento na Fila de Devoluções.
"NOTE-05 consta como emprestado."	O item está marcado como emprestado e não há empréstimo aberto para ele — os dados se contradizem.	Não force. Confira o histórico daquele aparelho antes de liberá-lo: pode estar com alguém.
"NOTE-10 não pode ir de inativo para em manutenção."	A situação mudou em outro computador, ou a transição não é permitida.	A lista já foi atualizada. Se o item estiver aposentado, clique em Reativar primeiro e decida o conserto depois.
"Situação inválida para um equipamento."	Chegou um destino que o painel não oferece — tipicamente Emprestado, que só o tablet põe e tira.	Nenhuma ação. O painel move o aparelho entre Disponível, Manutenção e Inativo, e mais nada.
"NOTE-09 não está disponível."	Tentou trocar a etiqueta de um aparelho que não está na prateleira.	A etiqueta só muda com o aparelho na bancada. Traga-o de volta a Disponível primeiro.
"A categoria Notebook já existe."	O nome digitado é o mesmo de uma categoria existente, ignorando maiúsculas e acentos ("notebook", "extensao").	Use a categoria que já existe. Duas grafias da mesma coisa virariam duas prateleiras no tablet.
"Informe o nome da categoria."	O campo foi enviado vazio, ou com mais de 30 caracteres.	Escreva o nome no singular, com até 30 caracteres.
"Notebook ainda tem equipamentos."	A categoria tem aparelho vinculado. Quem recusa é o banco de dados, não a tela.	Não há como esvaziá-la pelo painel. O detalhe da mensagem manda inativar os equipamentos, e isso não resolve — ver a regra acima.
"Essa categoria já não existe."	Outro computador excluiu a mesma categoria antes.	Nenhuma ação. A lista foi atualizada.
"Não foi possível cadastrar o equipamento."	O painel não conseguiu falar com o banco de dados.	Tente de novo. Se continuar, avise quem cuida do servidor.